Dominar a como escrever em ata deixa as reuniões mais objetivas e as decisões mais claras, tudo isso com poucas palavras e máxima precisão. Neste guia, você aprenderá na prática o passo a passo para transformar qualquer discussão em uma ata profissional, desde a preparação até a revisão final.
Resumo dos principais pontos
- Defina claramente o objetivo e a pauta antes da reunião.
- Use linguagem neutra, concisa e no tempo passado.
- Registre apenas decisões, responsabilidades e prazos, não transcrições word a word.
- Revise e assine a ata antes de arquivar ou distribuir.
Preparação prévia para a ata
Antes de abrir o documento, organize as ideias que virão. Uma boa preparação evita retrabalho e garante que nada essencial seja esquecido.
- Receba a pauta da reunião com antecedência e confirme os itens principais.
- Identifique os participantes, o local, a data e o horário exatos.
- Tenha à mão modelos anteriores da como escrever em ata para manter a estrutura e o tom.
Passo a passo para escrever a ata
- Comece com os dados de identificação: título da reunião, data, local, horário de início e término, e nome da presidência ou facilitador.
- Liste os presentes e os ausentes, com confirmação de presença e, se necessário, a justificativa de ausência.
- Transcreva apenas os itens da pauta em ordem, destacando:
- apresentação de assuntos;
- discursos breves e relevantes;
- votações ou decisões tomadas;
- tarefas atribuídas com nome de quem deve fazer e prazo.
- Use frases objetivas e na terceira pessoa do passado, por exemplo: “O presidente solicitou que o relatório fosse encaminhado até sexta-feira”, em vez de “O presidente está solicitando…”
- Evite adjetivos, opiniões pessoais e conversas informais. Não inclua todos os detalhes, apenas o essencial para entender a decisão.
- Finalize com um parágrafo sobre próximas etapas, se necessário, e inclua espaço para assinatura do secretário e, se apropriado, do presidente.
Requisitos e ferramentas úteis
Ter os itens certos facilita muito na hora de produzir uma ata limpa e sem erros. Confira o básico que não pode faltar:
- Modelo de ata já aprovado pela sua empresa ou setor.
- Documento com a pauta da reunião e anexos relevantes.
- Ferramenta de edição de texto (Microsoft Word, Google Docs ou similar) com revisão ortográfica ativada.
- Lista de presença e controle de tempo para evitar longas discussões sem decisão.
- Acesso a uma cópia da ata anterior para manter consistência de formatação e vocabulário.
Erros comuns e como evitá-los
Erros na como escrever em ata prejudicam a clareza e a credibilidade do documento. Veja quais cair e evite-os:
- Transcrever tudo: fique apenas com o que importa para a ação.
- Usar linguagem ambígua: sempre que mencione decisões, cite nomes, prazos e responsabilidades.
- Esquecer de revisar: leia a ata com atenção antes de assinar e distribuir.
- Incluir críticas pessoais ou emotividade: mantenha o tom neutro e profissional.
- Atrasar o envio: entregue a ata assim que possível, para que as tarefas permaneçam claras.
Perguntas frequentes
Quanto tempo devo levar para escrever a ata após a reunião?
O ideal é finalizar e revisar a ata ainda no mesmo dia ou na manhã seguinte, enquanto os detalhes estão frescos na memória.
Posso usar abreviações na ata?
Use abreviações apenas se forem padrão da empresa e amplamente conhecidas; evite criar siglas próprias que possam gerar confusão.
O que fazer se faltar informação durante a reunião para registrar uma decisão?
Pergunte rapidamente na reunião ou, se necessário, envie uma nota rápida ao final para confirmar o que foi decidido antes de fechar a ata.
Minha ata precisa de aprovação prévia?
Dependendo da organização, pode ser necessário o aceite do secretário ou do presidente, mas, mesmo assim, mantenha a entrega pontual e a revisão constante como prioridade.
